Comment gérer le RGPD dans un centre de formation ?
Mise à jour le 4 juillet 2023
Entré en application le 25 mai 2018, le RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données est un règlement européen dont l’implémentation est liée à toutes les entreprises, que celles-ci soient petites ou grandes, opèrent en Europe ou qu’elles soient européennes ou non.
Le but de ce règlement est de responsabiliser les entreprises sur la manière dont ces dernières gèrent les données personnelles. Pour un organisme de formation, il s’agit ici de pratiques faisant appel au bon sens et qui sont assez simples à mettre en place.
Le RGPD, pourquoi ?
Comme vous le savez, le monde est en perpétuelle évolution et au vu des récentes avancées technologiques, tel que l’explosion du big data, l’apparition d’appareils connectés et celle de l’intelligence artificielle, la législation existante était tout simplement devenue obsolète. Voilà pourquoi l’UE a décidé de mettre en œuvre un tout nouveau règlement. Ce dernier apportera donc plus de sécurité aux consommateurs et sera plus contraignant pour les entreprises.
Le principal objectif du RGPD est d’apporter une protection aux particuliers par un renforcement de leurs droits dont celui à la formation, à l’oubli ou encore le recueil du consentement. Notons que les règles s’appliquent aussi aux entreprises qui sont en dehors de l’UE et qui collectent des données sur les habitants des pays européens.
L’accountability est l’un des principaux principes du RGPD. Il s’agit de la transparence et de la responsabilisation des professionnels dont le travail réside dans le traitement des données sensibles. Les sanctions qui ont été prévues sont bien plus importantes et plus lourdes que les précédentes. Raison pour laquelle, les entreprises doivent prendre leur précaution et se préparer comme il se doit.
Comment les centres de formation sont-ils impactés par le RGPD ?
Les OF ou Organismes de Formation comme les autres entreprises sont bel et bien concernés par l’avènement du RGPD. Dans l’exercice de vos différentes activités, il se peut que vous soyez amené à rassembler des données personnelles telles que les coordonnées, l’âge, le nom de vos stagiaires. Ce sont des informations que la loi européenne vous ordonne de protéger.
Les sous-traitants sont eux aussi concernés par les obligations du RGPD. Ce sont là des organismes qui s’occupent du traitement de données pour un autre dans le cadre d’une prestation ou encore d’un service. De manière concrète, il faudra que les organismes de gestion tiennent un registre dans lequel se retrouvera l’ensemble des données collectées. Dans ce dernier, on doit retrouver la durée sur laquelle les informations seront exploitées ainsi que le but de la collecte.
Les organismes de gestion devront également évaluer et instaurer le cas échéant des procédures en ligne. Ces derniers devront identifier et assurer la gestion des risques en lien avec le traitement de données. Pour finir, ils devront maintenir une documentation qui permettra d’assurer la traçabilité des différentes mesures de prévention.
Comment les centres de formation peuvent-ils se conformer à la nouvelle règlementation ?
Pour l’implémentation du RGPD dans votre organisme, il y a différents points à aborder.
La désignation d’un responsable RGPD
Si vous êtes une entreprise qui gère à grandes échelles des informations à caractère personnelles, il est obligatoire de nommer une personne qui se chargera de la mise en œuvre de la politique de protection de ces données au sein de votre organisme. Bien évidemment, cette dernière doit avoir les compétences et le statut adéquats.
Les données personnelles de vos stagiaires et de vos clients particuliers
Les données qui seront collectées devront se limiter au strict nécessaire dans le cadre de votre prestation et au bout d’un certain temps, il faudra que celles-ci soient détruites ou mises sous anonymat. Les stagiaires et les clients doivent pouvoir demander un transfert des données enregistrées et une destruction de ces dernières.
Pour que la tâche soit plus simple, vous pouvez cartographier les différents lieux de stockage ou encore centraliser le stockage des données. La destruction, l’anonymisation ou encore l’exportation ne sera alors plus un problème. Vous devez trouver un moyen grâce auquel les clients peuvent demander ces différentes démarches.
La liste des traitements subis par les données
Vous devez donner avec précision les données que vous avez collectées, à quoi elles servent ainsi que leur usage pour votre activité. Il faudra que cette cartographie soit documentée dans un registre. Assurez-vous que tous les services tiers auxquels vous avez recouru ont implémenté le règlement.
Pour tout traitement effectué, vous devez demander une autorisation à vos clients. Les traitements en rapport avec la communication commerciale doivent être prioritaires.
La sécurisation des données
Le stockage des données doit être fait avec sécurité à l’aide par exemple d’un mot de passe. Dans le cas d’ordinateurs de bureau, il faudra activer le chiffrement du disque dur.