Ne commencez pas votre journée par la gestion de vos emails : voici pourquoi!

Mise à jour le 12 avril 2025

Chaque matin, beaucoup d’entre nous se laissent tenter par l’idée de commencer leur journée de travail en consultant leurs emails. Pourtant, cette habitude peut s’avérer contre-productive et nuire à notre productivité. Les neuro-sciences révèlent que notre cerveau est à son maximum au début de la journée, capable de gérer des tâches complexes et requérant une forte concentration. En s’engageant immédiatement dans la gestion des emails, nous risquons de diluer notre attention, de perdre en efficacité et de voir notre énergie se consumer sur des sujets qui ne sont pas prioritaires. Explorons ensemble pourquoi il est crucial de repenser l’ordre de nos priorités dès le début de la journée.

Chaque journée de travail commence souvent par une routine bien établie : la consultation des emails. Pourtant, s’il y a une habitude à changer pour une meilleure organisation et une productivité accrue, c’est bien celle-ci. La gestion des emails au début de la journée peut vous entraîner dans un tourbillon de distractions qui nuisent à votre efficacité. Dans cet article, nous explorerons les raisons pour lesquelles il est préférable de ne pas commencer par cette tâche, et comment vous pouvez améliorer votre gestion du temps au boulot.

Les dangers de commencer par vos emails

Lorsque vous ouvrez votre boîte de réception le matin, chaque email représente une nouvelle charge cognitive pour votre cerveau. Les neuro-sciences ont montré que, au début de la journée, notre capacité de concentration et de prise de décision est à son apogée. Au lieu de l’exploiter pour des tâches nécessitant une grande attention, nous la dilapidons en jonglant avec des informations variées et souvent peu pertinentes.

Imaginez le scénario suivant : vous ouvrez un email concernant un projet ancien, puis un autre demandant une intervention urgente, suivi d’un email personnel sur des vacances à planifier. En quelques minutes, vous êtes exposé à des sujets complètement différents avec des niveaux de priorité variés. Cette distraction permanente perturbe votre rythme de travail et votre capacité à accomplir des tâches complexes.

Impact sur la productivité

La gestion des emails en tant que multitasking a un coût. Vous passez d’une tâche à une autre sans réellement vous engager dans l’une d’elles. Ce désengagement peut entraîner une perte de temps précieuse qui aurait pu être utilisée pour des activités plus productives. En outre, chaque fois que vous changez de sujet mentalement, il vous faudra du temps pour retrouver votre état de concentration. Cela conduit à une baisse de l’efficacité, et vous risquez de ne pas accomplir vos tâches les plus importantes.

Ne vous laissez pas piéger par cette habitude. Plutôt que de commencer par les emails, consacrez les premiers moments de votre journée à des tâches précises où votre créativité et votre concentration sont au maximum. Cela peut signifier travailler sur un projet important, planifier votre journée, ou même prendre le temps de méditer. Trouvez des moyens qui vous permettent d’exploiter au mieux vos capacités intellectuelles à un moment où elles sont les plus puissantes.

Une méthode pour mieux gérer vos emails

Il existe des méthodes simples et efficaces pour mieux gérer vos emails sans commencer votre journée par cette tâche chronophage. La première étape consiste à adopter quelques réflexes lors de la consultation de vos messages. Lors de l’ouverture de votre boîte de réception, évaluez chaque email basé sur son importance et la nécessité d’une action.

Pour chaque message, posez-vous ces questions :

• L’email est-il non important et ne demande aucune action ? Classez-le ou supprimez-le.
• L’email nécessite-t-il une réponse rapide ? Traitez-le rapidement et puis classez-le.
• L’email nécessite-t-il une séance de travail plus longue ? Planifiez ce travail à un moment précis de la journée.

Cette méthode permet non seulement de réduire le temps passé sur vos emails, mais également de contenir votre boîte de réception afin qu’elle ne soit pas envahie encore et encore. Vous retrouverez ainsi un peu plus de liberté dans votre journée.

Réduire le nombre d’emails reçus

En parallèle de la gestion des emails, il est crucial de diminuer le nombre d’emails que vous recevez. Cela peut sembler simple, mais cela demande souvent une réévaluation de vos habitudes de communication. Commencez par vous désinscrire des newsletters ou des sollicitations qui ne sont pas pertinentes pour vous. Parfois, le simple fait d’envoyer moins d’emails peut considérablement réduire les réponses que vous devez gérer.

Encouragez également vos collègues et clients à discuter par d’autres moyens. Peut-être que la messagerie instantanée ou les appels téléphoniques peuvent mieux convenir qu’un email dans beaucoup de cas. En réduisant la fréquence des emails, vous vous donnez également la possibilité de vous concentrer sur l’essentiel.

Planifiez la gestion des emails en fin de matinée

Pour encore mieux maîtriser votre temps, il est judicieux de programmer la gestion de vos emails en fin de matinée. Cela vous permettra de maximiser votre productivité dans les heures où votre cerveau est le plus vif. Vous aurez alors le temps de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pendant la période la plus créative de votre journée.

Avec peu d’emails à consulter à ce moment-là, vous pourrez verrez clairement quelles tâches prioritaires exigent votre attention. Parfois, vous constaterez que ce que vous pensiez être urgent n’est pas si pressant que ça. Cela vous donne l’avantage d’organiser votre journée selon vos standards et votre calendrier, plutôt qu’en fonction des besoins d’autrui.

Posez-vous les bonnes questions

Pour renforcer votre prise de conscience, il peut être utile de vous poser quelques questions clés en fin de matinée. Par exemple, est-ce que toutes ces “urgences” que l’on vous impose valent vraiment le détour ? Qui est en réalité le mieux placé pour décider de vos priorités : vous ou ceux qui vous envoient des emails ?

En gardant ces éléments en tête, vous pouvez bâtir des pratiques plus saines pour votre organisation et votre gestion du temps. La clé réside dans la prise de conscience de votre propre valeur et de votre temps. Vous êtes en contrôle, et chaque minute qui passe devrait servir vos intérêts et non ceux des autres.

Impact de la gestion des emails sur la productivité

Gestion des emails tôt le matin	Conséquences
Multitasking dès le début de la journée	Diminution de la concentration et de l’efficacité
Diversité des sujets traités	Charge cognitive accrue et stress mental
Priorités confuses	Risque de négliger les tâches importantes
Réactivité immédiate	Perte de contrôle sur son emploi du temps
Risque de surcharge d’emails	Difficulté à gérer les urgences réelles
Planification inadaptée	Rendez-vous et projets désorganisés
Fragilisation de la créativité	Limitation des idées nouvelles et solutions

Réorganiser votre matinée pour plus d’efficacité

Commencer sa journée par la gestion des emails est une pratique courante, mais qui peut s’avérer contre-productive. En effet, lorsque vous ouvrez votre boîte de réception dès le matin, vous vous exposez à une multitude de sujets différents, ce qui perturbe votre concentration et votre efficacité. Le cerveau, au début de la journée, est dans un état optimal pour traiter des tâches complexes nécessitant une attention particulière. Or, en effectuant du multitasking dès le départ, vous le soumettez à des stimuli variés qui le désorientent.

Au lieu de cela, il serait judicieux de réserver un moment spécifique dans la matinée pour consulter vos emails. En planifiant cette tâche en fin de matinée, vous permettez à votre esprit de se concentrer sur des projets plus importants et urgents. Vous pouvez également réduire le flux d’emails entrants en vous désinscrivant des newsletters inutiles et en encourageant vos collègues à adopter des modes de communication alternatifs pour les urgences. Ces astuces contribueront à un meilleur équilibre dans votre gestion du temps et à une productivité accrue.